Отдел кадрового, документационного обеспечения и общей работы

Адрес: г. Ставрополь, ул. Голенева, 18 Телефон: (8652) 94-73-05; 94-73-07; 94-73-42 Начальник отдела: Никитенко Ольга Юрьевна Сотрудники: ведущий специалист: Чудинова Жанна Владимировна ведущий специалист 2 разр.: Сыромятников Виктор Георгиевич ведущий специалист 2 разр.: Кибкало Таисия Ивановна ведущий специалист 2 разр.: Афанасьева Татьяна Леонидовна

Основные задачи и функции отдела:

Основными задачами отдела являются:

1. Организация прохождения государственной гражданской службы и кадровое обеспечение деятельности министерства;
2. Документационное обеспечение деятельности министерства;
3. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение деятельности министерства, взаимодействие с государственным учреждением, на которое возложены функции по вопросам хозяйственно-технического обслуживания мероприятий, проводимых в зданиях министерства и на прилегающей территории (далее - ГУ);
4. Обеспечение деятельности министерства в области информационных и телекоммуникационных технологий, технического обслуживания и ремонта компьютерной и организационной техники, серверного, сетевого и телекоммуникационного оборудования в составе локальной вычислительной сети и коммуникационных каналов связи.

В соответствии с возложенными на него задачами отдел выполняет следующие функции:

1. При прохождении государственной гражданской службы и осуществлении кадрового обеспечения деятельности министерства:

1.1 участвует в обеспечении реализации министерством своих полномочий по определению основных направлений и содержанию кадровой политики, организации государственной гражданской службы министерства (далее – гражданская служба);

1.2 обеспечивает реализацию министерством своих полномочий по представлению к награждению наградами Российской Федерации и Ставропольского края;

1.3 осуществляет кадровое и организационно-штатное обеспечение деятельности министерства;

1.4 обеспечивает в пределах своей компетенции соблюдение законодательства Российской Федерации и законодательства Ставропольского края о гражданской службе в министерстве;

1.5 участвует в разработке проектов законов Ставропольского края, нормативных правовых актов Ставропольского края по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

1.6 проводит анализ и готовит предложения министру природных ресурсов и охраны окружающей среды Ставропольского края (далее – министр) по проведению мероприятий, направленных на совершенствование структуры министерства и оптимизации штатной численности;

1.7 участвует в мониторинге правоприменения в сфере деятельности отдела;

1.8 подготавливает проекты локальных правовых актов содержащих нормы трудового права, и оформляет соответствующие решения министра по вопросам:

• поступления на гражданскую службу, ее прохождения, заключения служебных контрактов, назначения на должность гражданской службы и освобождения от должности гражданской службы гражданских служащих, замещающих должности гражданской службы в министерстве (далее – гражданские служащие министерства);
• предоставления отпусков и оказания материальной помощи гражданским служащим министерства;
• оформления командировок гражданских служащих министерства;
• утверждения общественных помощников государственных инспекторов министерства;
• приема на работу, оформления трудовых отношений, установления ежемесячной выплаты за интенсивность и высокие достижения в труде, предоставления отпусков и оказания материальной помощи, увольнения руководителей подведомственных министерству учреждений и предприятий;
• оформления командировок руководителей подведомственных министерству учреждений и предприятий;

1.9 подготавливает необходимые документы:

• для назначения трудовой пенсии лицам, замещавшим (замещающим) государственные должности, гражданским служащим министерства в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• для назначения в установленном порядке ежемесячной доплаты к трудовой пенсии лицам, замещавшим государственные должности, пенсии за выслугу лет гражданским служащим министерства;

1.10 готовит материалы о представлении к награждению наградами Российской Федерации и Ставропольского края;

1.11 формирует кадровый резерв министерства, организует работу с ним и обеспечивает его эффективное использование;

1.12 организует:

• работу с резервом управленческих кадров Ставропольского края и осуществляет ведение базы данных о лицах, включенных в резерв управленческих кадров Ставропольского края;
• работу с кадровым резервом подведомственных министерству учреждений;

1.13 осуществляет:

• согласование должностных регламентов гражданских служащих министерства;
• получение, обработку, хранение, передачу, использование в установленном порядке персональных данных, а также ведение и хранение личных дел гражданских служащих министерства;
• получение, обработку, хранение, передачу, использование в установленном порядке персональных данных, а также ведение и хранение личных дел руководителей подведомственных министерству учреждений и предприятий;
• ведение и хранение трудовых книжек гражданских служащих министерства;
• ведение и хранение трудовых книжек руководителей подведомственных министерству учреждений и предприятий;
• изготовление, выдачу, замену, обеспечение возврата, учет, хранение и уничтожение служебных удостоверений, удостоверений государственных инспекторов;
• изготовление, выдачу, замену, обеспечение возврата, учет, хранение и уничтожение удостоверений руководителей подведомственных министерству учреждений и предприятий;
• консультирование гражданских служащих министерства по вопросам, связанным с прохождением гражданской службы, трудовыми отношениями, организацией кадровой работы;
• консультирование сотрудников подведомственных министерству учреждений и предприятий по вопросам, связанным с трудовыми отношениями, организацией кадровой работы;
• формирование и ведение реестра гражданских служащих министерства, а также электронных реестров гражданских служащих посредством ведения локальной базы данных "Кадры государственной и муниципальной службы Ставропольского края";
• прием заявлений и документов о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения;
• размещение сведений о вакантных должностях на Федеральном портале управленческих кадров;
• прием и консультирование граждан по вопросам награждения наградами Ставропольского края;
• составление плана работы заседаний коллегии министерства, подготовку отчетов по проведенным заседаниям;
• подготовку совместно со структурными подразделениями министерства заседаний коллегии министерства;
• ведение табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы отдела, согласование табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы структурных подразделений министерства;
• составление и выполнение графика отпусков, осуществление контроля за состоянием служебной дисциплины в структурных подразделениях министерства и соблюдением гражданскими служащими министерства Правил служебного распорядка;
• составление и утверждение графика дежурств гражданских служащих министерства;
• ведение воинского учета, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности;
• рассмотрение вопросов по установлению ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет;
• своевременную подготовку отчетов:
  
  
  • о ведении локальной базы данных "Кадры государственной и муниципальной службы Ставропольского края" – ежемесячно;
  • о реализации краевой целевой программы "Развитие государственной гражданской службы Ставропольского края на 2011-2013 годы" - ежеквартально;
  • о ходе выполнения плана мероприятий по реализации Концепции кадровой политики – за полугодие текущего года;
  • по форме 2-ГС - ежегодно;
  • по форме П-4 (А3) - ежеквартально;
  • об оценке проводимых в министерстве мероприятий по регламентации деятельности государственных гражданских служащих - ежеквартально;
  • о работе кадровой службы министерства - ежеквартально;
  • об имеющихся в министерстве вакансиях - еженедельно;
  • о подготовке резерва управленческих кадров Ставропольского края -ежеквартально;
  • о составе кадрового резерва министерства - ежеквартально;
  • о штатной и фактической численности и о мероприятиях, проводимых в случае сокращения штатной численности государственных гражданских служащих министерства – за полугодие текущего года;
  • о проведении заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов в министерстве - ежеквартально;
  • о ходе реализации антикоррупционных мер в министерстве – за полугодие текущего года;
  • об использовании сервисов Федерального портала управленческих кадров - ежеквартально;
  • о выездах министра природных ресурсов и охраны окружающей среды Ставропольского края за пределы города - ежеквартально;

1.14 подготавливает ответы на письменные обращения граждан и организаций, поступающие в адрес министерства по кадровым вопросам;

1.15 обеспечивает:

• организацию и координацию мероприятий по присвоению классных чинов гражданским служащим;
• контроль за прохождением испытания гражданскими служащими министерства;
• соблюдение гражданскими служащими министерства ограничений и запретов, требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов на гражданской службе, исполнения ими обязанностей, установленных Федеральным законом "О противодействии коррупции", другими федеральными законами и нормативными правовыми актами Ставропольского края (далее – требования к служебному поведению);
• соблюдение требований к служебному поведению гражданских служащих министерства, установленных федеральным законодательством и Кодексом этики и служебного поведения государственного гражданского служащего Ставропольского края;
• принятие в пределах своей компетенции мер по профилактике коррупционных и иных правонарушений в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края;
• реализацию Плана мероприятий по противодействию коррупции в министерстве;
• принятие мер по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов на гражданской службе;
• заключение договоров с образовательными учреждениями профессионального образования Ставропольского края для прохождения производственной и преддипломной практики студентов в министерстве;
• координацию профессиональной переподготовки кадров, повышения квалификации и стажировки гражданских служащих министерства;
• координацию профессиональной переподготовки кадров, повышения квалификации и стажировки руководителей учреждений и предприятий, подведомственных министерству;
• реализацию гражданскими служащими обязанности уведомлять министра, органы прокуратуры, обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных правонарушений;
• взаимодействие органов государственной власти Ставропольского края, государственных органов Ставропольского края, с общественными объединениями и гражданами по вопросам противодействия коррупции в установленном порядке, взаимодействие с правоохранительными органами в установленной сфере деятельности;
• размещение сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера лица, замещающего государственную должность, гражданских служащих, членов их семей на официальном сайте министерства;
• размещение сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера руководителей государственных учреждений Ставропольского края, членов их семей на официальном сайте министерства;
• утверждение распределения обязанностей между заместителями министра и своевременное внесение в них изменений;
• утверждение квалификационных требований к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей по должностям государственной гражданской службы Ставропольского края в министерстве и своевременное внесение в них изменений;
• утверждение перечня должностей государственной гражданской службы Ставропольского края, при назначении на которые граждане Российской Федерации и при замещении которых государственные гражданские служащие Ставропольского края обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей и своевременное внесение в них изменений;
• согласование штатных расписаний учреждений и предприятий, подведомственных министерству;

1.16 организует и обеспечивает:

• проведение конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы в министерстве, в том числе на включение в кадровый резерв министерства;
• проведение аттестации гражданских служащих министерства;
• проведение квалификационных экзаменов гражданских служащих министерства;
• деятельность комиссии по соблюдению требований к служебному поведению гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов в министерстве;
• деятельность комиссии по рассмотрению индивидуальных служебных споров;
• деятельность комиссии по рассмотрению представлений об установлении ежемесячной надбавки к должностному окладу за особые условия гражданской службы;
• проведение в установленном порядке служебных проверок в отношении гражданских служащих министерства;
• проведение в установленном порядке проверок в отношении руководителей подведомственных министерству учреждений и предприятий;
• проведение профессиональной учебы гражданских служащих министерства в целях повышения их профессионального уровня;
• проведение производственной и преддипломной практики студентов образовательных учреждений профессионального образования Ставропольского края в министерстве на основании заключенных договоров;
• проведение аттестации руководителей подведомственных министерству учреждений и предприятий;

1.17 осуществляет проведение проверок:

• достоверности и полноты сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых в установленном порядке гражданами, претендующими на замещение должностей гражданской службы в министерстве, гражданскими служащими министерства;
• достоверности и полноты сведений, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей гражданской службы в министерстве, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации;
• соблюдения гражданскими служащими министерства требований к служебному поведению;
• соблюдения гражданами, замещавшими должности гражданской службы в министерстве, ограничений при заключении ими после увольнения с гражданской службы трудового договора и (или) гражданско-правового договора в случаях, предусмотренных федеральными законами, нормативными правовыми актами Ставропольского края;

1.18 оказывает консультативную помощь по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению и общих принципов служебного поведения гражданских служащих, а также с уведомлением министра, органов прокуратуры и иных государственных органов о фактах совершения гражданскими служащими коррупционных правонарушений, непредставления ими сведений либо представления недостоверных или неполных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

2. По документационному обеспечению деятельности министерства:

2.1 организует:

• функционирование в министерстве единой системы делопроизводства;
• работу архива министерства в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Федеральной архивной службы Российской Федерации и архива Ставропольского края;
• работу с документами в программе СЭДД «Дело»;

2.2 осуществляет:

• ежедневный прием и регистрацию корреспонденции, поступающей в министерство в программе СЭДД «Дело», направление для рассмотрения руководству министерства;
• ежедневный прием корреспонденции, поступающей на электронную почту министерства;
• проверку правильности оформления и регистрацию документов, предназначенных к отправке;
• контроль за состоянием делопроизводства в подразделениях министерства;
• ежедневную доставку в Правительство Ставропольского края исполненных документов, получает корреспонденцию, адресованную министерству в секторе по обработке служебной переписки управления делопроизводства и архива аппарата Правительства Ставропольского края;
• систематический анализ документооборота в министерстве;
• учет бланков и отдельных форм документов и обеспечивает ими сотрудников, занимающихся составлением документов;
• оформление документов, рассмотренных руководством, тиражирует их, обеспечивает доставку документов исполнителям;
• регистрацию, оформление и своевременное рассмотрения письменных, устных и поступивших по информационным системам общего пользования обращений граждан и организаций (далее - обращения граждан), адресованных министру и его заместителям;
• прием и регистрацию обращений, поступающих на "Зеленую линию" министерства, контролирует их своевременное рассмотрение;
• контроль за прохождением, оформлением и исполнением документов в установленный срок, информирует руководство по этим вопросам;
• взаимодействие с Комитетом Ставропольского края по делам архивов и государственным учреждением "Государственный архив Ставропольского края" по вопросам хранения документов и комплектования ведомственного архива министерства;
• контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях министерства;

2.3 разрабатывает:

• положения, инструкции и рекомендации по вопросам делопроизводства и работы с обращениями граждан в министерстве;
• формы бланков документов в соответствии с действующим ГОСТом;
• номенклатуру дел общего отдела,
• сводную номенклатуру дел министерства;

2.4 участвует в проведении лингвистической экспертизы документов, адресованных Губернатору Ставропольского края, проектов писем, подписываемых Губернатором Ставропольского края, проектов нормативных правовых актов Губернатора и Правительства Ставропольского края;

2.5 подготавливает:

• ежеквартальные, полугодовые и годовые отчеты о результатах рассмотрения обращений граждан;
• еженедельную информацию о рассмотренных обращениях, размещает информацию на официальном сайте министерства;
• информацию о работе с обращениями граждан для рассмотрения на заседаниях коллегии министерства;
• и представляет в отдел бухгалтерского учета, отчетности и контроля министерства сведения о расходовании конвертов, марок и уведомлений, используемых при отправке корреспонденции;

2.6 оказывает информационно-аналитическую и методическую помощь сотрудникам министерства при рассмотрении обращений граждан;

2.7 вносит предложения по совершенствованию работы с обращениями граждан в министерстве.

3. По материально-техническому и хозяйственному обеспечению деятельности министерства:

3.1 оформляет необходимые документы для заключения государственных контрактов на услуги связи, вывоз ТБО, осуществляет контроль за их выполнением;

3.2 обеспечивает работников министерства необходимым оборудованием, инвентарем, средствами связи, оргтехникой, канцелярскими и хозяйственными принадлежностями;

3.3 осуществляет работу по приобретению, выдаче и списанию канцелярских принадлежностей, хозяйственных товаров, расходных материалов, контролирует их рациональное использование;

3.4 заключает необходимые договоры, выписывает счета на приобретение основных средств;

3.5 подготавливает необходимые документы для приобретения основных средств, их перемещению и списанию;

3.6 регулярно проводит инвентаризацию материальных ценностей, находящихся на балансе министерства;

3.7 следит за исправностью оборудования и осуществлением его своевременного ремонта;

3.8 несет материальную ответственность за сохранность имущества, находящегося на балансе министерства;

3.9 проводит разъяснительную работу с обслуживающим персоналом ГУ о требованиях, предъявляемых к ним по вопросам качества и вида выполняемых работ;

3.10 осуществляет проверку качества уборки помещений в зданиях министерства и прилегающей территории, в случае необходимости указывает на существующие недоработки;

3.11 сообщает сотрудникам ГУ, курирующим работу по хозяйственно-техническому обслуживанию мероприятий, проводимых в зданиях министерства и на прилегающей территории о планируемых мероприятиях, в которых задействуется обслуживающий персонал;

3.12 сообщает сотрудникам ГУ о решениях, принятых руководством министерства в отношении осуществления хозяйственной деятельности.

4. По информационному обеспечению деятельности министерства:

4.1 осуществляет:

• контроль за работой компьютерной и организационной техники, серверного, сетевого и телекоммуникационного оборудования;
• работы, направленные на развитие информационного общества и формирования электронного правительства, в соответствии c законодательством Российской Федерации и приказами министерства;
• реализацию концепции развития министерства в области информатизации, информационных и телекоммуникационных технологий;
• консультирование и обучение сотрудников министерства по вопросам эксплуатации компьютерной и организационной техники, а также работе с внедряемыми программными средствами;
• составление и заключение договоров по ведению и информационному сопровождению справочно-правовых систем и баз данных сторонних разработчиков, на ремонт и техническое обслуживание компьютерной и организационной техники;
• взаимодействие со специализированными организациями по ведению и информационному сопровождению справочно-правовых систем и баз данных сторонних разработчиков;
• работу по опытной эксплуатации и поэтапному внедрению комплексов программных средств (информационных систем) в области региональной информатизации;
• проведение мероприятий по контролю, внедрению и использованию лицензионных программных продуктов;
• планово-профилактические работы (еженедельные, ежемесячные, полугодовые) и работы по текущему ремонту и обслуживанию компьютерной и организационной техники, серверного, сетевого и телекоммуникационного оборудования;
• проведение мероприятий по администрированию серверного, сетевого и телекоммуникационного оборудования в составе локальной вычислительной сети и коммуникационных каналов связи и обеспечению требуемого уровня информационной безопасности;
• работы по администрированию (размещение и редактирование информации) на официальном Интернет-сайте министерства и Интернет-портале органов государственной власти Ставропольского края;
• комплекс работ, связанных с сохранностью и антивирусной защитой электронной информации, на основе разработанных программ и методик;
• комплекс мероприятий по технической защите информации и обеспечения её безопасности в информационных системах министерства;
• мероприятия по обеспечению информационной безопасности абонентского пункта (ПЭВМ), подключаемого к информационным ресурсам сети Интернет;
• своевременный и качественный обмен электронной информацией с органами исполнительной и законодательной власти Ставропольского края, структурными подразделениями и подведомственными учреждениями министерства в соответствии с установленным порядком;
• предоставление запрашиваемой информации о деятельности министерства в области информатизации;
• составление заявки на необходимую компьютерную и организационную технику, программные средства, расходные материалы и комплектующие;
• планово-профилактические работы и работы по текущему ремонту и обслуживанию средств связи на основе IP-телефонии;
• планово-профилактические работы и мероприятия по администрированию мини-АТС министерства;
• планово-профилактические работы и работы по текущему ремонту и обслуживанию системы видеонаблюдения административного здания министерства, корпус В;
• планово-профилактические работы и работы по текущему ремонту и обслуживанию звуковоспроизводящего и проекционного оборудования конференц-зала министерства;
• техническое сопровождение по размещению информации (сведений) по вопросам оказания государственных услуг (функций) в электронном виде;

4.2 участвует в:

• сборе и систематизации информации в области информатизации в структурных подразделениях и подведомственных учреждениях министерства;
• подготовке статистической и иной отчетности по вопросам деятельности министерства в области информатизации;
• работе комиссии по проведению инвентаризации компьютерной и организационной техники, сетевого и телекоммуникационного оборудования;
• работе комиссии по списанию материальных запасов;
• подготовке оборудования конференц-зала к проведению официальных мероприятий (совещания, конференции, коллегии и т.д.);
• подготовке и создании видео материалов и презентаций к докладам и выступлениям;

4.3 проводит анализ:

• причин сбоев в работе, надежности и стабильности работы компьютерной и организационной техники, серверного, сетевого и телекоммуникационного оборудования;
• потребности структурных подразделений министерства в компьютерной и организационной технике, программных средствах, расходных материалах и комплектующих.

5. В соответствии с отдельными приказами осуществляет:

5.1 защиту сведений, составляющих государственную тайну;

5.2 работу по мобилизационной подготовке и мобилизации министерства.

6. Выполнение иных задач и функций в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края.